In Deutschland ist die digitale Zukunft immer noch in der Entwicklung. Selbst bei Behördenerledigungen müssen wir immer noch ganz altmodisch aufs Amt und verschwenden dadurch viel Zeit. Die Digitalisierung wurde als über Jahre verschlafen. Auch in der privaten Wirtschaft stockt die Digitalisierung. Viele Unternehmen verwenden tatsächlich noch Aktenordner und das, obwohl selbst Steuerbelege mittlerweile digital archiviert werden dürfen. Es wird also Zeit, die Weichen für eine Digitalisierung zu stellen.
Warum Digitalisierung
Es geht um Transparenz und um Zeit. Haben Sie schon einmal berechnet, wieviel Zeit am Tag verloren geht, da klassische Aktenordner und Papierberge durchsucht werden müssen? Wissen Sie, wie aufwendig es ist, ein Schriftstück in einen Aktenorder abzulegen? Bei der Digitalisierung werden diese Dokumente in sekundenschnelle eingescannt und abgelegt. Das geht viel schneller als die Archivierung in einem Aktenordner.
Dabei geht es natürlich auch um das Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Also jenes, das die Arbeitsschritte und Prozesse beschleunigt und vereinfacht. Das erfolgt über eine Software, die letztlich als Zenralbasis für alle Dokumente dient. So finden sich diese schnell wieder und alle Mitarbeiter haben ohne Zeitverlust Zugriff. Rechnen Sie doch einmal durch, wie viel Zeit bei jedem Angestellten durch klassische Aktenanlage im Jahr verloren geht. Das ist wertvolle Arbeitszeit, die wesentlich produktiver genutzt werden kann.
Einfache Schritte
Kleine, einfache Schritt führen in die Digitalisierung. Für die eigenen Rechnungen und Co. bieten sich Softwareprogramme und Cloudprogramme an, in denen die Dokumente rechtssicher geschrieben und archiviert werden können. Das Entlastet nicht nur den Drucker, sondern führt auch direkt in die Digitalisierung.
Eingehende Dokumente können bereits mit dem Öffnen, vor der Weiterverarbeitung gescannt werden. Dadurch gehen diese nicht verloren, werden nicht verschmutzt und sind ohne Zeitverlust durch jeden abrufbar. Kleine Schritte, die am Ende zu einer effizienten Digitalisierung führen. Von Beginn an sollte dabei überlegt werden, welche Software für die DMS eingesetzt wird. Diese ist zentrales Bindeglied, um auch noch in Jahren problemlos digital arbeiten zu können.
Wussten Sie
… dass ein Mitarbeiter im Schnitt 16 – 20 Minuten benötigt, um ein Dokument zu finden
… dass Papierablage seht teuer ist (Aktenordner, Drucker, Reinigung, Sicherung …)
… dass sich Papierarchive alle 3 Jahre verdoppeln (zusätzlicher Platz wird benötigt
Es gibt also viele Gründe, die für ein professionelles DMS sprechen, dass übrigens weder teuer noch komplex in der Bedienung ist. Es spart am Ende sogar viel Geld, da andere Kostenpunkte komplett wegfallen.