Schon lange reden wir vom digitalen Büro. Vor 10 Jahren titelten viele Tageszeitungen, dass bald das papierlose Büro Alltag sei. Heute, 10 Jahre später, hat sich nur wenig getan. Natürlich gibt es die ganzen Cloud-Programme, in denen wir die Faktura erledigen können, aber immer noch wird das meiste auf Papier festgehalten und so wie es aussieht, wird sich daran auch in den nächsten Jahren kaum etwas ändern. Der Grund ist: Daten in der Cloud gelten als unsicher. Sensible Kundendaten oder Vorgänge sind auf Papier besser aufgehoben, als digital. In Dortmund wollte man Vorreiter beim digitalen Büro sein, auch dort hat es nicht geklappt.
Der Punkt Sicherheit umfasst aber nicht nur die eigene Datensicherheit. Denn hier hat sich eine Vielzahl an Gesetzen geändert. Denken wir nur an die neuen Datenschutzverordnungen und DIN 66399. Wir müssen im Büro also wesentlich sensibler mit den Schriftstücken umgehen, besonders dann, wenn alte Akten vernichtet werden sollen. Einfach mal so zerreißen, ist nicht. Ein Shredder hat natürlich jeder im Büro, doch sobald Aktenberge zur Vernichtung anstehen, wird das eine mühsame und endlose Aufgabe.
Aktenberge gesetzeskonform vernichten
In der heutigen Zeit ist das gar nicht so einfach. Der normale Büro-Shredder ist dafür kaum geeignet und mit einem solchen Vorhaben überfordert. In diesen Fall kommen die spezialisierten Dienstleister in Betracht, wie zum Beispiel Mammut Aktenvernichtung. So kann in Dortmund der Datenschutz problemlos eingehalten werden.
Laufen die Aufbewahrungsfristen ab und diese Unterlagen sollen nun endgültig vernichtet werden, sind die rechtliche und technischen Vorgaben einzuhalten. Das Unternehmen kümmert sich um die einwandfreie und gesetzeskonforme Erledigung.
In der Regel kann die Aktenvernichtung Dortmund einfach über den Webshop online bestellt werden. Dort sind die unterschiedlichsten Optionen wählbar, die sich unter anderem nach dem Volumen richten. Das geringe Volumen enthält beispielsweise bis zu 60 gefüllte Aktenordner. Auch regelmäßige Termine können vereinbart werden.
Nachhaltigkeit bei Vernichtung kein Fremdwort
Werden Akten vernichtet, ist Nachhaltigkeit mittlerweile ein wichtiger Punkt. Der Anbieter in Dortmund hat auch das schon längst im Programm. Auf Wunsch können die vernichteten Unterlagen wieder zu Büropapiere recycelt werden.
Vorteile Aktenvernichtung
Ein externer Dienstleister ist immer zu empfehlen. Warum? Können Sie sich vorstellen, einen oder sogar mehrere Mitarbeiter abzustellen, die über Tage in Handarbeit im kleinen Shredder Unterlagen vernichten?
Viel wichtiger noch: Mit einem Dienstleister haben Sie den Nachweis, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten wurden! Die Vernichtung der Akten in Dortmund geht schnell und die Kosten sind gering, die Sicherheit für das Unternehmen dadurch praktisch unbezahlbar.
Bilder: Mammut Datenvernichtung – Bundesweite Aktenvernichtung